Savoir se manager soi-même pour mieux manager les autres

Encadrer une équipe suppose déjà une prise en charge adaptée de soi. Cet article donne des orientations sur les difficultés de la gestion de soi et de son activité professionnelle quotidienne, ainsi que quelques pistes de solutions.

Savoir identifier et gérer son stress

Qu’est-ce que le stress ? Il s’agit d’une réaction physiologique de l’organisme face à une menace. Plusieurs facteurs peuvent en être la cause : des facteurs physiques (chaleur, froid, bruit, lumière…), des facteurs psychiques (craintes, course à la performance, délais serrés,…) ou bien des facteurs sociaux (conflits, problèmes familiaux, décès d’un proche…).

Il est important de savoir reconnaître le stress : que ce soit un « bon » stress, stimulant, ou un « mauvais stress », pénalisant via une perturbation émotionnelle (Réf 1). C’est ce dernier qu’il est tout particulièrement important d’apprendre à vaincre.

Pour cela, il existe plusieurs méthodes comme pratiquer la cohérence cardiaque, qui consiste à synchroniser sa respiration avec son rythme cardiaque, valoriser les pensées positives, faire de l’exercice ou s’accorder une pause. Chacun doit apprendre à se connaitre et identifier les méthodes qui lui conviennent le mieux pour vaincre ce « mauvais » stress. Il est ainsi essentiel de cultiver l’estime de soi sans paraître prétentieux ni vaniteux. Néanmoins, des solutions existent pour prévenir ce stress si aucune des méthodes ne marchent.

De manière générale, l’anticipation permet d’être plus efficace sous la pression. Le fait de pouvoir anticiper et se préparer face à une situation difficile permet d’éviter de perdre ses moyens lorsqu’elle se présente et d’avoir une réaction spontanément émotive et généralement inefficace.

Malheureusement, la préparation est souvent négligée alors qu’il s’agit d’un des principaux facteurs de réussite. En effet, elle nous permet de réfléchir avant d’agir, de visualiser l’activité à réaliser, d’avoir une confiance en soi qui est absolument nécessaire pour faire face à la difficulté et surtout d’être plus serein, ce qui permet de se maîtriser parfaitement et de réagir de manière efficace.

Cette méthode fait maintenant partie intégrante de la formation des étudiants vétérinaires à l’EnvA (Ecole Nationale Vétérinaire d’Alfort) grâce aux travaux dirigés instaurés par l’enseignante en management, Christelle FOURNEL, grâce au financement de mécènes, Zoetis et Nestlé Purina via la Chaire Alfort Entreprendre : des jeux de rôles avec des acteurs permettent à l’étudiant de se préparer à des situations déconcertantes et stressantes comme l’annonce d’une chirurgie à 1500€ ou le client qui voulait voir « l’autre véto ». L’expression verbale et non verbale, tout comme la gestuelle sont repérées et analysées par les autres étudiants et l’intervenant pour aider au mieux l’étudiant à faire face à la difficulté et le préparer à des situations similaires qui pourraient avoir lieu plus tard dans l’exercice de ses fonctions. Cela passe par l’assimilation des techniques de communication et également le coaching individuel de l’étudiant.

Finalement, l’anticipation, telle que celle de situations complexes en clientèle, semble être la solution la plus efficace pour prévenir (ou tout du moins s’attendre à, donc se préparer à…) tout mauvais stress, mais encore faut-il avoir le temps de pouvoir anticiper !

Bien organiser son emploi du temps

Le temps est une ressource très rare. Nous manquons toujours de temps et ce, pour plusieurs raisons :

• Vouloir tout faire, tout contrôler et ne rien déléguer
• Ne pas anticiper
• Être trop lent ou vouloir trop bien faire
• Mal ajuster son temps à l’importance de la tâche
• Se disperser
• Ne pas savoir travailler seul

Il est ainsi nécessaire de savoir gérer son temps selon ses priorités, qu’il faut avant tout identifier. Pour cela, on peut s’inspirer de la matrice de Merrill et Covey (Réf 2), parue dans leur ouvrage « Priorité aux priorités » (original : First Things First) qui permet de répartir les tâches dans 4 cases, selon leur niveau d’urgence et d’importance :

• cellule 1 : tâche urgente et importance : à faire tout de suite sans procrastiner
• cellule 2 : tâche non urgente mais importante : nécessaire pour le succès à long terme. Il est conseillé de réserver du temps chaque semaine pour se concentrer sur ces éléments dans le but d’être plus productif.
• cellule 3 : tâche urgente mais pas importante. Elle est chronophage et résulte d’une mauvaise planification. Le mieux serait de les déléguer si possible.
• cellule 4 : tâche non urgente et pas importante. Il s’agit d’une véritable perte de temps. Ces tâches sont à éliminer en les ignorant ou en les déléguant.

Tenir bon sur ses objectifs (cellules 1 et 2 de la matrice de Covey), gérer son stress ainsi qu’utiliser des outils de gestion du temps (post-it, agenda, applications smartphone,…) permet de bien organiser son temps. Déléguer certaines de ces tâches (en particulier les tâches rentrant dans les cellules 3 et 4 de la matrice de Covey) paraît primordial. Ce point est très important car une bonne gestion du temps a un impact positif sur les relations sociales que ce soit avec ses collègues ou la clientèle. Néanmoins, chacun doit s’adapter à son rythme biologique et être conscient de sa fatigue pour être efficace.

Un conseil : faire immédiatement tout ce qui prend moins de 2 min.

En résumé, une mauvaise gestion du temps est source de stress impactant les relations sociales et l’estime de soi. On ne se sent jamais libre, on a toujours l’impression d’avoir un poids sur les épaules. Quand on « croule » sous le travail, la meilleure option est de déléguer.

Apprendre à déléguer : un travail sur soi pour une efficacité optimale (réf 4)

Il faut avant tout choisir LA personne compétente qui aura compris nos attentes. Pour qu’elle se sente responsable et impliquée, montrer qu’on a confiance en elle, est essentiel. Quand on délègue, on a tendance à vérifier derrière voire à faire des tâches à sa place, ce qui est très mauvais pour la relation de confiance. Il faut justement lâcher prise et lui laisser prendre des initiatives, sans non plus la laisser seule dans la « jungle » : montrer qu’on est disponible pour réexpliquer si besoin et négocier un délai, permet de rendre la personne plus efficace. En effet, si une relation de confiance est établie, la personne sera plus encline à venir parler lors de situations difficiles ou d’erreurs commises, qu’il faudra accepter parfois. Ne pas oublier de récompenser au fur et à mesure des résultats obtenus.

Savoir dire « non »

L’assertivité est la capacité à s’exprimer et à défendre ses droits sans empiéter sur ceux des autres : on refuse l’agression, la soumission et la manipulation.

Généralement, on dit toujours « oui » pour plusieurs raisons : le sens du devoirs, la crainte de déplaire ou de contrarier, et le respect de l’autorité. Pour dire « non », chaque individu doit connaître ses priorités et s’y attacher. Quand on dit « oui » aux autres, il ne faut pas dire « non » à soi-même, comme le disait Paulo Coelho dans son « Manuel du guerrier de la lumière ». Les signes avant-coureur à reconnaître d’une incohérence avec le soi intérieur peuvent être une impression d’être toujours débordé et dispersé, de ne pas être motivé, de ne jamais avoir d’avis, ne jamais être content de soi et de sa situation…

Un dernier conseil : connaître ses points forts pour se valoriser

Il est nécessaire de cerner ses points forts pour les utiliser au mieux et pouvoir les entretenir. On a souvent comme idée reçue qu’il faut travailler sur ses points faibles pour progresser. Cela demande beaucoup d’efforts pour un résultat décevant qui nous fera passer d’incompétent à mauvais alors que travailler sur ses points forts nous fera passer d’objectivement excellent et talentueux.

Un article de Karl MERCERA, étudiant en 4ème année à l’ ENVA, Promo 2018, paru initialement sur Vetofocus

Sous la relecture attentive du Dr Christelle FOURNEL

Cours faisant partie de l’enseignement de Management Vétérinaire, Entrepreneuriat et Développement professionnel à l’EnvA.

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