Comment être enfin à l’aise pour recadrer un salarié ?

Recadrer un salarié, à priori personne n’aime ça. Pourtant, il n’y a rien de pire que les non-dits et il est fâcheux de laisser traîner une situation inéluctablement vouée à empirer. Crever l’abcès, c’est laisser une chance à son salarié de s’améliorer.

L’essentiel, c’est de bien communiquer

Aujourd’hui, recruter et garder ses salariés est devenu un enjeu majeur pour tout chef d’entreprise. Or, la communication au sein de l’équipe soignante est une réelle préoccupation, surtout pour les plus jeunes. Cette nouvelle génération a besoin de trouver du sens à son travail, de sentir qu’elle a des responsabilités.

Il est donc essentiel de mettre en place un management de proximité qui laisse une certaine liberté aux jeunes recrues. En tant qu’employeur, vous devenez alors un mentor et un guide. Mais lorsqu’un problème survient et que vous avez quelque chose à reprocher à votre salarié, il convient de lui en parler et de mettre en place des actions pour trouver des solutions avec lui.

Plus la communication sera efficace, plus vos salariés se sentiront engagés dans une mission et intégrés dans l’équipe. Il faut à tout prix éviter les blocages de communication qui pourraient engendrer de la frustration et de la démotivation dont découleraient d’autres problèmes et blocages de communication (c’est un cercle vicieux).

Quand ?

L’entretien doit avoir lieu peu après la survenue du problème. Réagir trop « à chaud » n’est pas la meilleure des méthodes car l’agacement peut altérer votre discernement. En revanche, attendre trop longtemps perd tout son sens tout comme repousser indéfiniment pour finir par annuler parce que la perspective du recadrage vous met mal à l’aise.

Le problème majeur du vétérinaire praticien est bien souvent le manque de temps à accorder à la gestion des ressources humaines en plus de son travail quotidien à la clinique. Pourtant, prendre le temps de bien gérer la communication au sein de la clinique est in fine, un gain de temps pour tout le monde.

Dans quelles conditions ?

D’abord, il est important que vous prépariez votre entretien afin de ne pas être pris au dépourvu. Il n’y a pas besoin d’y passer beaucoup de temps mais il est important que vous fassiez le point sur ce que vous voulez dire et où vous voulez en venir. Prévenez votre salarié à l’avance et bloquez un vrai créneau, ça lui permettra de se préparer également.

Il faut créer un climat propice à l’échange pour amener le salarié à s’exprimer le plus librement possible. Le mieux est donc de s’installer dans une pièce calme, où il n’y a pas de passage (faire ça entre deux portes et entre deux consultations est inconfortable pour tout le monde). Accueillez votre salarié de manière positive et courtoise et essayez au maximum d’éviter que la relation hiérarchique soit un obstacle à la communication : adressez-vous à votre salarié comme à un collaborateur et guidez l’entretien sans monopoliser la parole.

Votre objectif est d’amener votre recrue à s’exprimer, à répondre à vos questions etc. Si vous voulez que l’échange soit constructif, il faut qu’il soit réciproque, c’est à dire que vous vous sentiez tous les deux libres d’exprimer votre point de vue.

Comment ?

Faire des reproches à quelqu’un n’est agréable pour personne mais être un bon chef d’entreprise signifie aussi amener ses salariés à réfléchir aux conséquences de leurs actes et de leur comportement. Prenons l’exemple d’un salarié qui accumule les erreurs d’inattention en consultation. Vous y avez réfléchi en amont et vous pensez que c’est un problème de rigueur. Votre objectif est d’abord de comprendre les causes de ce manque de rigueur et de l’aider à reprendre confiance en lui le cas échéant.

• Tout d’abord, présentez-lui les raisons de l’entretien de manière directe en relatant des faits précis. Expliquez-lui pourquoi une telle situation ne peut perdurer et en quoi elle n’est pas acceptable pour la clinique mais dites-lui aussi pourquoi vous pensez qu’elle n’est pas irréversible et qu’il peut se sortir de ce mauvais pas. Évitez toute critique qui pourrait être vexante et blesser son amour- propre.
• Laissez alors le temps au salarié de s’expliquer. Prenez le temps de l’écouter, faites preuve d’empathie. Savoir écouter ne signifie pas nécessairement que vous partagez son point de vue ni que vous validez ses excuses. Vous n’avez d’ailleurs pas besoin de faire preuve d’hypocrisie à cet égard. Il est seulement important d’adopter une attitude d’écoute non contestataire pour que le salarié ne se sente pas attaqué.
• C’est maintenant le moment d’amener le salarié à trouver des solutions. Proposez-lui de vous dire à l’oral ou même de poser sur le papier (le mieux) ses objectifs d’amélioration sur les mois qui viennent et les moyens pour y parvenir. Ainsi, il est responsable de son succès. Vous pouvez synthétiser ensuite avec lui les propositions et le féliciter pour sa bonne volonté et son engagement.
• À la fin de l’entretien, rappelez à votre salarié que c’est sa responsabilité d’aller chercher les informations auprès de ceux qui savent au sein de l’équipe et que vous êtes toujours disponible pour répondre à ses questions. L’idée est qu’il se sente sécurisé et qu’il sache que vous êtes à sa disposition s’il rencontre des difficultés dans son travail. Donnez-lui une échéance à laquelle vous comptez refaire un point avec lui sur la question.

Retrouvez des éléments pour vous aider dans le document d’accompagnement « Fiche pratique pour réaliser un entretien de recadrage ».

Bibliographie :

• « Management vétérinaire, une question de comportement », La Dépêche, par Frédy Perez
• « Du casse-tête au chasse-tête », Pierre Mathevet
• www.blog.ignition-program.com, 6 problèmes de management en start-up et comment les résoudre

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