Intérêt et organisation des réunions

Chaque numéro, la CMV News vous propose un extrait d’un ouvrage de management vétérinaire. Ce mois-ci, il s’agit d’un extrait de l’ouvrage d’Aurélie TOURMENTE intitulé «Conseils marketing pour les vétérinaires». Le passage concerne l’intérêt et l’organisation des réunions (p. 118) :

Vous pensez peut-être que les réunions sont une perte de temps et que leur préparation est inutile. Effectivement, elles sont chronophages, mais vous en passer, c’est prendre le risque de ne pas communiquer suffisamment et d’agir de manière individualiste au sein de votre équipe.

Quelques conseils sont à respecter afin de gagner en efficacité lors des réunions, et que découlent des actions précises et concrètes de ces dernières. Plusieurs étapes sont à respecter :

Avant la réunion, il faut définir les sujets abordés, rédiger un ordre du jour, convoquer les personnes. Une réunion non préparée n’a aucun intérêt et sera une perte de temps pour vous ainsi que pour tous les participants. 90 % de la réussite d’une réunion est le résultat de sa bonne préparation ! C’est un découpage horaire du temps de travail en sujets bien formulés. Il faut donc préparer le contenu et définir avec précision la liste des points à étudier. Un conseil : abordez les points les plus importants en premier, sinon ils risqueront d’être vus en fin de réunion lorsque vous bénéficierez d’une attention moindre. Vous finirez par les questions diverses. Cet ordre du jour vous permettra d’être plus structuré et les participants pourront préparer les points évoqués.
Pendant la réunion, l’animateur doit faire preuve de dynamisme, d’empathie mais également d’autorité.
Après la réunion, un compte rendu doit être rédigé avec des actions concrètes ainsi que leurs échéances. Il est souhaitable de « désigner un volontaire » pour sa rédaction. C’est un texte relativement court, synthétique, qui récapitule les décisions en vue d’actions avec leur responsable ainsi que les échéances. C’est un aide-mémoire pour les personnes présentes à la réunion et il permet d’informer ceux qui n’ont pas pu y participer..

Les points suivants doivent apparaître dans le compte rendu :

L’objet de la réunion
La date de la réunion
Les participants (et les excusés)
L’ordre du jour
Le résumé de chaque point de l’ordre du jour
Les actions futures à entreprendre avec le nom des personnes concernées

Conseils pour animer sa réunion

Commencez à l’heure.
Soyez un leader mais pas un « petit chef ».
Ne monopolisez pas le temps de parole : écoute et empathie sont nécessaires.
Soignez votre langage ainsi que vos gestes.
Menez votre réunion avec dynamisme.
Assurez-vous que tout le monde intervient, en valorisant les interventions de chacun.
Pratiquez la critique « positive ».
Soyez attentifs aux relations au sein de votre clinique, aux conflits personnels… Ils peuvent s’exprimer lors des réunions et sont des indicateurs précieux.

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